Conservation des documents – La valeur probante légale des factures archivées numériquement
En réponse à une question parlementaire, le Ministre des Finances confirme qu’en ce qui concerne l’archivage des factures, chaque assujetti a toujours le choix entre la conservation sur papier ou sous format électronique. Une facture à l’origine sous format électronique peut dès lors être imprimée et conservée sur papier, tandis qu’une facture à l’origine sur papier peut être digitalisée et ensuite être conservée exclusivement de manière digitale. D’un point de vue légal, la conservation de la version papier n’est donc plus indispensable [Q.P. n° 628 du 04/11/2015 – Dedecker].
Et en détails, l’article de loi :
Extrait de Circulaire AAF n° 2/2013 dd 23/01/2013 (AFZ/2011-0272) Premiers commentaires de la loi du 17 décembre 2012 modifiant le Code de la taxe sur la valeur ajoutée.
Adresse internet : http://ccff02.minfin.fgov.be/KMWeb/document.do?method=view&nav=1&id=21786bb3-69a0-4323-8631-aa898b988097&disableHighlightning=true&documentLanguage=fr#findHighlighted
C. Mode de conservation
64. Conformément à l'article 60, § 6, du Code, les factures peuvent être conservées aussi bien papier que sous un format électronique. On entend par conservation d'une facture sous un format électronique, une conservation effectuée au moyen d'équipements électroniques de conservation de données y compris la compression numérique.
65. Afin de garantir le respect des exigences visées à l'article 60, § 5, alinéa 1er, du Code, il convient entre autres d'éviter toute manipulation ultérieure de la facture et d'assurer son inaltérabilité depuis son émission et sa réception jusqu'à la fin de la période de conservation. Ceci ne signifie pas que la forme ou le format des factures ne puisse pas être modifié, mais pour autant que les garanties d'authenticité et d'intégrité soient en tout cas préservées.
Lorsque l'assujetti choisit ainsi de conserver des factures sous une autre forme ou format que celui sous lequel elles ont été émises ou reçues, il doit alors s'assurer que cela ne fait pas obstacle aux exigences de l'article 60, § 5, alinéa 1er, du Code. L'assujetti détermine lui-même la manière dont il assure le respect de ces dispositions.
La version NL:
C. Wijze van bewaring
64. Overeenkomstig artikel 60, § 6 van het Wetboek mogen facturen zowel op papier als elektronisch bewaard worden. Onder de bewaring van een factuur in een elektronisch formaat wordt verstaan de bewaring via elektronische apparatuur voor het bewaren van gegevens met inbegrip van digitale compressie.
65. Om te voldoen aan de vereisten opgelegd in artikel 60, § 5, eerste lid, van het Wetboek, moet onder meer elke mogelijke manipulatie achteraf van de facturen worden vermeden en moet de onveranderlijkheid van de facturen vanaf de uitreiking en ontvangst tot het einde van de bewaringstermijn worden gewaarborgd. Dit betekent niet dat de vorm of het formaat van facturen niet mag worden gewijzigd, maar alleen dan als de waarborgen van authenticiteit en integriteit behouden blijven.
Indien belastingplichtigen er aldus voor kiezen om facturen te bewaren in een andere vorm of een ander formaat als dat waarin ze werden uitgereikt of ontvangen, dan moeten ze er over waken dat geen afbreuk wordt gedaan aan de vereisten van artikel 60, § 5, eerste lid van het Wetboek. De belastingplichtige bepaalt zelf hoe hij aan deze verplichting voldoet.
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